Virtuelle und hybride Events

Professionelle Infrastrukturen, kurze Wege und ein reibungsloses Zusammenspiel kompetenter Akteur:innen – in Bern sind die Bedingungen für Veranstaltende ausgezeichnet, um sichere und (kosten-)effiziente digitale Veranstaltungen durchzuführen. Die Erfolgsfaktoren sind dabei insbesondere die Vernetzung und die eingespielten Abläufe zwischen Gastgebenden, Veranstaltenden und weiteren Partner:innen. Vielerorts sind Übertragungsstudios jederzeit einsatzbereit eingerichtet, damit virtuelle Meetings innert kurzer Zeit aufgegleist werden können.

Die Einbindung von digitalen Lösungen hat sich zu einem wichtigen Bestandteil für die Planung und Durchführung von Meetings entwickelt. Die Möglichkeit zur ortsunabhängigen Teilnahme erzielt eine höhere Reichweite und gewährleistet einen optimalen Wissenstransfer. Um die Möglichkeit zur Vernetzung der (digital) Teilnehmenden zu stärken und die Veranstaltung für alle interaktiv zu gestalten, können Tools wie eine Chatfunktion, Live-Umfragen, virtuelle Kaffeepausen oder gar getrennt durchführbare Breakout-Sessions eingebaut werden. Im Webinar erfahren Sie mehr zu diesem Thema.

Die drei untenstehenden Referenzanlässe und ein Interview mit einem Technikanbieter geben einen vertieften Einblick in die Vielfalt der virtuellen und hybriden Veranstaltungslösungen.

Die Komplexität eines erfolgreichen virtuellen oder hybriden Events ist nicht zu unterschätzen. Diese Art von Veranstaltung bietet viele Möglichkeiten in der Gestaltung und der Umsetzung – aufgrund der sich stetig verändernden Technologie und der Weiterentwicklung der Plattformen ist es aber nicht einfach, den Überblick zu behalten. Eine saubere und vertiefte Planung eines Anlasses ist deshalb unabdingbar. Viele Organisationen haben grossen Respekt vor dem Einsatz von neuen Technologien, die sie nicht kennen. Deshalb ist es wichtig, Probeläufe einzuplanen.

Als wir im Frühling mit virtuellen und hybriden Events gestartet sind, haben wir natürlich bereits auf die Erfahrungen von klassischen Livestreams zurückgreifen können. Wir mussten somit nicht alles neu erfinden. Was sich aber verändert hat, sind die Anforderungen in Sachen Event-Verlängerung in den digitalen Raum, die Art der Interaktionen und den teilweisen Ersatz von Networking-Möglichkeiten. Es gibt hunderte von Tools und Anbietern und wir lernen mit jedem Projekt und jedem Monat dazu. Einige virtuelle Eventplattformen haben im ersten Moment einen guten Eindruck erweckt, waren in der Praxis aber nicht zu gebrauchen. Eine weitere Erkenntnis aus den letzten Monaten ist, dass es sich lohnt, Zeit in das Eventkonzept zu investieren. Einfach nur den physischen Anlass zu kopieren für die digitale Welt bringt keinen Mehrwehrt. Es muss gut überlegt sein, welches Format für die «Daheimgebliebenen» spannend und gleichzeitig unterhaltend ist. Sagen wir es so: Ein 10-stündiger Kongress linear auf einer Bühne zu produzieren ohne Pausen, Breakout Sessions oder Interaktionsmöglichkeiten wird wohl fast niemand Zuhause durchgehend anschauen. Wir merken allgemein, dass die Aufmerksamkeitsspanne vor dem Bildschirm kurz ist. Wir empfehlen deshalb einzelne Programmpunkte nicht länger als 30 Minuten anzusetzen.

Wir stellen eine klare Tendenz fest. Aber lassen Sie mich etwas ausholen. Im Frühling 2020 sind alle Organisationen in eine Art «Schockstarre» versetzt worden, als alle Arten von Veranstaltungen abgesagt oder nach hinten verschoben werden mussten. Man dachte, dass spätestens im Sommer alles beim Alten sein würde. Erst als es in Richtung Sommer 2020 ging und die (Event)-Welt immer noch nicht normal tickte, realisierten die Organisationen, dass ihre Events mittelfristig in gewohnter Form nicht zurückkommen. Und seit diesem Zeitpunkt versuchen nun fast alle Organisationen, ihre Anlässe hybrid oder komplett virtuell umzusetzen. Die Tendenz für die Zukunft sieht in unseren Augen so aus, dass sich hybride Veranstaltungen durchsetzen werden – eine begrenzte Anzahl an Teilnehmenden ist vor Ort und es gibt ein ergänzendes digitales Angebot. Dieses Format wird auch in der «Post-Corona-Zeit» bestandhalten, da es viele Vorteile bietet, beispielsweise ein tieferer CO2-Verbrauch, tiefere Kosten und kürzere Reisezeiten für die Teilnehmenden. Die Menschen vermissen jedoch den Networking-Aspekt, deshalb sind wir überzeugt, dass komplett virtuelle Eventformate in Zukunft eher die Ausnahme sein werden.

Unsere Empfehlung ist klar, genügend «Hirnschmalz» in die Konzeption des idealen Formats zu investieren. Niemand will heute einen ganzen Tag über passiv in einen Bildschirm starren. Teilen Sie Ihre Veranstaltung auf mehrere Tage auf, bauen Sie beispielsweise spielerische Ansätze ein, Networking-Möglichkeiten, Breakout Sessions oder Umfragen. Versuchen Sie alles, um das virtuelle Publikum bei Laune zu halten. Einer der grossen Vorteile der virtuellen und hybriden Events ist die Nachhaltigkeit. Wir empfehlen, das komplette Programm im Anschluss an die Veranstaltung als «on demand»-Angebot zur Verfügung zu stellen und kurze Auszüge davon auf den eigenen Kanälen als Content-Zulieferer zu nutzen. An einem professionell produzierten hybriden oder virtuellen Anlass wird sehr viel guter Content generiert, der häufig für ein ganzes Jahr auf den Sozialen Medien ausreichen würde. Ein virtueller Anlass kann im Grunde genommen in jedem Sitzungszimmer oder Raum umgesetzt werden. Bei der Planung sollten jedoch genügend Ressourcen in das Studio-Design und das «Look and Feel» investiert werden: Lediglich ein Roll-Up aufstellen ist nicht gerade innovativ. Falls der Event in hybrider Form daherkommt, sind wir in Bern mit Veranstaltungslokalitäten bestens ausgerüstet. Alle grösseren Anbieter sind mittlerweile spezialisiert auf solche Formen von Events und bieten zum Teil sogar eigene Komplettlösungen an.

Dies ist schwierig zu beantworten, da wir uns aktuell in einem sehr schnelllebigen Umfeld bewegen. Der Fokus in den nächsten Monaten dürfte aber vermehrt auf der bestmöglichen Usability der virtuellen und hybriden Events liegen. Wir haben viele gute solche Veranstaltungen verfolgt, die User Experience war aber nur in den seltensten Fällen wirklich attraktiv. Darauf legen wir deshalb den Fokus in den nächsten Monaten. Darüber hinaus wird sich in Zukunft auch das Thema der Vermarktung und der Monetarisierung von solchen Eventformaten verfestigen, hier besteht Verbesserungspotential. Mit der richtigen Marketingstrategie, der nativen Einbindung von Sponsorenpräsenzen innerhalb einer solchen Veranstaltung, einem «on demand»-Angebot, schlanken Prozessen im Hintergrund und dem richtigen Pricing bestehen aber auf jeden Fall Möglichkeiten.

Nein, das denke ich nicht. Wir führen viele Gespräche mit Organisator:innen von virtuellen und hybriden Events und hören überall das gleiche: Man wartet sehnsüchtig darauf, dass der physische Anlass wieder möglich ist, sieht aber den grossen Mehrwert für ein ergänzendes virtuelles Angebot. Wir sind überzeugt, dass sich mittelfristig hybride Eventformate durchsetzen werden und – vorausgesetzt es ist richtig aufgesetzt – ein grösseres Publikum erreicht werden kann. Dies wird sich auch finanziell auszahlen. Bei den komplett virtuellen Events sehen wir die Zukunft etwas pessimistischer. Es wird sie sicherlich auch in Zukunft geben, jedoch nur noch in Ausnahmefällen. Der Drang nach einem physischen Wiedersehen wird nach diesem Jahr gross sein.

Zum Schluss noch dies: Ich persönlich finde, dass es nicht viele Städte auf der Welt gibt, in denen virtuelle und hybride Anlässe einfacher zu organisieren sind als in Bern. Wir haben tolle Lokalitäten, kurze Wege, viel Know-how in diesem Bereich und können schnell die richtigen Player für die erfolgreiche Umsetzung zusammenbringen.